我国最大的IT项目管理门户网站,国内IT项目管理培训与咨询服务提供商

当前位置:首页 > 项目管理 > 正文

证券期货业IT外包项目管理经验分享

2018-11-14 来源:大连飞创 徐大海 周维 点击:
摘    要:
      随着“专业化就是竞争力”概念的深入人心,尤其是IT企业越来越强调专业化、倡导“归核”理念,证券期货行业信息化与IT建设也不例外。目前,证券期货业信息系统不断升级与完善,保质降险的同时也在稳中求进,力争达到效率与质量的平衡,进而面对庞大信息系统有效管理的重视程度与难度也随之增大。在资源有限的前提下,单纯依靠内部力量显然难以满足所有质量和效率的需求。因此,现有多数行业内市场机构多通过引入高水准、专业化的IT外包服务来解决眼下的问题,尽而行业内IT外包管理成为热议探讨的难点与关注点。本人旨在通过行业内核心机构多年的外包管理经验结合笔者过往市场化IT外包管理的总结,阐述证券期货行业IT外包管理,希望对行业内相关机构有一些启发和借鉴。
 
一、前言
 
      外包是指企业动态地配置自身和其他企业的功能和服务,并利用企业外部的资源为企业内部的生产和经营服务。企业为维持组织竞争核心能力,且因为有人力资源不足的困境,可将组织的非核心业务委托给外部的专业公司,以降低营运成本,提高品质,集中人力资源,提高顾客满意度。外包业是新近兴起的一个行业,它给企业带来了新的活力。在经济全球化的今天,外包可谓无处不在。最简单的例子就是苹果手机,苹果没有工厂不生产手机,但是苹果手机无处不在,并且拿下了手机行业里最高的利润率。本文即将讨论的就是在证券期货行业中的IT项目外包所需要解决的问题。
 
二、引入IT外包是否必要?
 
      外包是社会化分工生产的必然产物,在制造业外包早已成为常态。每家企业只需要关注自己核心的部分,此外都可以通过面向市场采购来解决问题。随着软件业的发展已经工业化水平提高,软件业的外包也随之兴起。甚至企业的人力资源管理、财务管理、设备管理皆可以外包。在笔者所在的大连,各种外包服务业已经成为地方经济建设的支柱产业。不过证券期货业毕竟有其自身的特点,引入IT外包是否必要呢?下面我们就来一起看看。
 
01:时代背景
      我们现在所处的时代已经是日新月异的信息化时代。如果说“日新月异”这个词在以前还是一个略带夸张的形容词,那么在如今的时代这就是对所处现状的客观描述。市场在变、行情在变、业务在变,只有“变”才是不变的,真的是瞬息万变。在我们身边有适应变化的弄潮儿,如阿里、腾讯、小米;也有轰然倒地的巨人,如诺基亚、摩托罗拉。如何能更好的适应快速变化的时代背景,就成为了包括证券期货机构在内的每个企业必须面对的问题。通过外包,可以尽可能的把大量重复性的、技术难度低的、或者与核心业务不相关的业务交由市场上更专业的公司或团队处理。机构自身就可以有更多的精力去关注如何应“变”了。
 
02:行业特点
      证券期货业需要实时面向最终客户做出快速准确的响应、始终有大笔的资金流动、交易场景复杂等特点都决定了,证券期货业的IT系统需要融合了目前世界上各种先进的技术和理论、承载的业务及应用系统直接面对客户提供实时的服务与交易功能,系统必须安全、稳定、准确地持续运行。同时因为市场需求多变,为了适应变化,IT系统也需要不断根据公司的战略以及市场的变化不断的调整。而且对系统的信息安全要求极高。这就需要我们的技术团队既需要一定的规模适应较为庞大复杂的系统运维工作,又需要技术团队有一定的灵活性能够根据业务的调整不断开发新的功能,而且团队相对稳定能够保证业务技术的传承。而企业需要盈利的特性就决定了各个证券期货机构的技术团队不能无限扩展,适度的外包就可以把核心团队解放出来。
 
03:行业外包现状
      核心交易、结算系统是证券期货业的重要部件,国内各个机构都在对历史遗留的老系统进行转型升级以提高为客户提供更优质服务的能力。因为大规模的升级牵扯的方面较多,单次升级工作量也很大,所以在升级系统的过程中通常是采用项目外包的方式。除了项目外包还经常会采用人员外包的形式处理日常业务。但证券期货业在人力外包上还没有银行业那么规模化、系统化,大部分公司正处在人力资源外包模式探索阶段,IT人力外包会不定向的使用在任一个项目上,并按公司的整体安排调整人员使用方式。随着近几年的发展,IT外包的内容也由最初的只涉及非核心系统业务拓展为核心业务系统、系统运营维护及管理等高级需求层面。据国外研究显示:外包服务使企业平均节省9%的成本,而能力与质量则上升了15%。目前在世界许多国家和地区,外包服务得到了极大的肯定和广泛的应用。即便只看身边,我们也可以看到如野村、瑞穗、三菱等证券公司均在大连有外包项目。可见在国际证券行业中,外包也成了常态。
 
04:行业IT外包的选择必要性分析
      在当今充满竞争与挑战的世界里,如何发挥自己的核心业务优势,如何借助外部力量来提高机构的竞争力,使机构持续、快速增长,已成为每个机构管理者思考的重点。IT项目是一项技术复杂、成本高昂、变化频繁、人员素质要求极高的系统工程。信息技术的广泛性、复杂性决定了企业不可能配备技术全面的专业人员从事企业全部的IT工作:证券公司IT资源大多紧张,主要人员都投入到交易结算等核心业务,外围系统或是客户端投入有时不够,容易导致用户满意度不高。同时技术部门还需要面对日新月异的技术及业务创新开发,遇有临时性IT项目时,人力资源短缺及技术储备不足问题将被充分暴露,项目质量与进度往往不能兼得。结合上面所做的分析可见选择合适的IT外包服务是企业避免或是解决这些难题的商业策略之一,至于引入的必要性以及引入的类型,要一分为二来看待,根据不同机构的自身特点和需求,并非所有机构一定要引入IT外包;部分机构在特殊时期和必要阶段,通过引入IT外包可以解决燃眉之急或缓冲也是必要的。
      下面结合作者的经验例举少部分场景作为选择IT外包的参考输入参照图1:
 
图1、外包参考
 
三、 引入IT外包的利弊分析
 
01:引入IT外包的利处
      合理地引入和使用外包可以给机构在很多方面带来利处,诸如人力资源、成本控制、服务管理等方面。
      人员方面,IT外包首先带来的利处就是人员使用的灵活性。如果有集中大量的工作出现的时候,可以选择项目外包;如果有常态化的日常重复性质的工作时,可以选择人员外包。不管是人员外包还是项目外包,带给机构最直接的便利就是不需要始终维持一个庞大的技术团队,而是在保留住核心团队的基础上灵活的使用外部人力资源。外包人员的技能培训、职业规划、员工福利等较难处理的问题都可以交给服务供应商解决。
      成本方面,如果规划合理,可以有效降低公司的运营成本。外包供应商可以以较低的成本提供服务,相比于机构内部构建一个自己的技术部门而言,IT外包的费用相对低廉。
      效率方面,使用合理可以提高工作和运作的效率。首先、因为自有的技术团队关心的是核心系统,所以外包人员以及外包供应商会更关注所负责的外包任务。其次、外包的任务通常都是核心交易业务系统以外的外围系统或者重复性的运维任务,在这些领域外包供应商往往会比期货公司的自有技术团队更专业。随之而来的是在处理繁重自身不熟悉或业务重复性高的可以外包的任务上,外包可以按照计划任务和目标快速响应不断提高效率。
      服务方面,可以得到更专业更成熟的服务。证券期货公司的核心是如何进行安全有效的交易以及相关的数据分析,此外的部分领域并非其关注和投入的侧重。如果勉强为之投入不免事倍功半。例如,每个公司都必不可少的网站建设。如果自己组建技术团队来做,不仅需要技术人员,还需要美工人员,以及可靠的网站管理软件。交由外包供应商负责的话,自己只需要关注网站的内容建设这个最核心的目的,剩下的接受供应商提供的成熟服务即可。
 
02:引入IT外包的风险识别
      当然在享受外包带来利处的同时,我们也应该看到外包带来的风险。IT外包是把“双刃剑”,如果不能有效、合理的控制风险,也会导致严重的后果。
      首当其冲的就是管理风险。不管是驻场的外包,还是离岸的外包,因为隶属关系不同以及直接责任人的不同,管理的模型相较内部管理而言都变的复杂。很可能导致管理责权不清、问题相应不及时,进而影响工作的正常推进,导致进度出现延迟。
      其次是服务质量的风险。如何评价外包服务或者外包项目的质量,是否有合理的体系支持负责外包的人员或部门能够对外包项目的质量进行快速准确的评估,都是需要着重考虑的问题。另外因为IT外包主要是以人员投入作为外包投入的主要形式,那么供应商提供的人员是否符合项目或公司的要求,也是服务质量能否到标的重要考量。
      第三是商务风险。外包合同是否规范,合同是否为可能出现的纠纷进行了考虑和准备。一旦出现需要调换人员或者需求变更超出约定范围等情况时,是否有合理有效的机制能够快速处理商务上的问题,而不是导致商务纠纷。
 
四、 如何进行IT外包管理
 
      IT外包是一项复杂的活动,一旦引入任何阶段控制不好都有可能发生问题或纠纷,甚至导致外包的失败。在外包实施过程中,应该不断关注过程中出现的问题,探究其原因,寻找更佳的解决方案,从而才能促进外包行业自身的发展和完善,进而促进整个外包服务行业的不断进步。目前外包策略大致分为两种:一种是技术能力较强的机构,自身进行需求设计工作,只外包基础的编码工作,这类主要是人力外包居多;另一种是除核心系统外大部分外围系统的开发工作都通过IT项目外包实现。
      针对引入的IT 外包,如何进行管理,进行项目管理,进行风险管理等等,需要从规划计划、服务商选择、日常管理、信息安全、评价与持续改进等方方面面综合考虑和实施。
 
01:合理规划外包战略
      在IT外包之前,要根据外包市场环境、自身风险控制能力,明确IT外包的规划和目标。在年初一定要做好外包预算,另外,还应结合IT的发展策略及重要性、自身技术能力和资源、期望的目标等进行分析,选择合适的外包模式,决定是项目外包还是人员外包。
 
02:科学选择IT服务商
      选择合适的供应商无疑是外包成功的关键,当企业技术储备不够而又要启动的新建项目时,外包商的选择显得尤为重要,建议选择公开招投方式,招标评分表中对外包商的报价、资质、技术架构、成功案例、人员投入、售后服务等环节都要做严格的要求,严格按照招标评分表进行筛选,建议技术分值要占较高比重,避免出现软件开发能力不强的供应商恶意低价中标现象。
 
03:签订灵活框架协议
      建议与外包服务商提前签订完整的框架协议,协议中明确人员等级及对应的单价等相关商务条款。当企业有用人需求时,框架协议内的合作伙伴会第一时间获悉需求,接下来企业便会组织招聘遴选过程,遴选通过后,在现有的框架协议下,商务流程简单高效,外包人员会在最短的时间入职,确保项目如期启动。
 
04:合同签订清晰全面
      外包合同是控制外包风险的主要杠杆,在合同签订时,确保合同内容与供应商投标内容保持一致。在合同的内容、范围、权利、义务、服务、质量、保密、违约等方面都要有详细说明。总之,合同尽量在精确与灵活之间做出平衡,同时建立起有效的信息交流沟通机制。
      项目外包合同中需要对质量管理、变更管理、进度管理、知识产权方面进行重点描述。
 
05:建立完善评价体系
      企业应该建立一套完整的涵盖外包商准入、退出、过程中评价、后评价等全方位的外包商评价体系。确保可以选择几家能够中长期合作的优质外包商,让外包厂商之间良性竞争。同时在IT外包服务过程中,应密切关注和评估外包人员的工作能力,采取动态管理方式,对外包人员开展日常绩效评价和定期考核;并及时向外包方反馈考核结果,一旦发现偏离合同目标等情况,应及时沟通,要求外包方调整改进。
 
06:加强外包服务管理
      公司要制定完整的项目外包及人员外包管理制度,按照IT外包工作的相关流程及要求,制定严格的IT外包管控措施,在岗位职责分工、人员管理、管理机制、质量水平、开发规范等方面提出明确要求,并建立对应的即时监控机制,及时检查、收集和反馈业务外包实施过程的相关信息。做好与外包方的对接工作,与外包方建立并保持畅通的沟通协调机制,以便及时发现并有效解决外包过程存在的问题。
项目外包合同如只包含开发不含运维,那么在项目启动后就需要安排本企业相关技术人员从始至终的参与整个项目,确保到时与外包商在运维工作方面做到无缝对接。
 
07:加强信息安全管理
      企业应在外包管理过程中加强信息安全管理工作,制定信息安全策略,确保客户资料等涉密敏感信息的安全性。首先,要考查外包商是否符合企业信息安全管理的要求,其次,在合同内容中必须包含保密和信息安全条款的保密协议,第三,服务实施过程中对风险进行严格控制,在终止外包合同时及时收回相关权限并销毁所有涉密资料。
 
08:确保IT服务连续性  
      首先,在签订合同前要和外包供商明确定义其必须传递的知识和技能。其次,应规划外包服务应急措施,在实施过程中安排骨干人员学习相关知识和技能,若外包服务意外中断,能够启动相应的应急预案维系后续服务。第三,还应当引入竞争机制,积极寻找外包服务的替代者,选择和培育合适数量的供应商,以加强主动控制能力,确保外包服务的连续性。
 
09:案例解析
      在笔者工作的单位曾有过一个比较典型的外包项目。该项目是需要利用模拟的交易系统进行期货从业人员的模拟交易的比赛。在实现这个业务目标的基础上还要实现系统架构改造的目标。整体业务量较大,单位的技术团队难以有充沛的人力完成该项目。最终经过慎重的评估决定该项目外包,并进行了公开招标。在招标阶段除了对项目的技术业务内容进行了明确的要求,而且对项目的人员资质、进度要求、质量验收标准、项目变更工作量进行了细致的约定。并且在与中标供应商签署合同时,将相应条款写入合同。
      因为需要驻场开发,需要提前解决好外包人员的工作场地、设备等问题。在完成驻场人员的资质审核以及核心人员的面试后,安排通过审核的人员完成必要的手续驻场开发。信息安全方面,我方要求驻场开发人员签署保密协议,并以公司信息安全制度为蓝本进行了详细的安全培训。
      项目实施过程中因最终客户的变化,需求不可避免地产生变更。这时项目管理团队需要逐条评估需求变更的工作量并记录在案,随时关注变更工作量是否达到或接近合同约定的变更工作量的阈值。当双方一直确认以后,及时修改项目的计划。
项目验收过程中需要将发现的缺陷分类记录,一旦超过质量标准的限制,就需要考虑商务索赔等问题。当然项目上线后依然要关注项目的质量问题,是否达到合同的要求。
      最终该项目在合理运用前述管理措施后,有效的控制了风险,保证了项目的顺利上线,实现了公司项目外包的战略目标。
 
五、总结
 
      IT外包项目管理亦是项目管理大范畴的一个子集,究其证券期货业的IT 外包管理是否引入、如何引入、如何管理实施更有效,则更应该结合我们行业实际特点,参考国际、国家乃至行业等相关标准,根据机构的自身实际情况,量身定制与适度裁剪,不断总结反思与持续改进。
分享到:

免责声明:
  1、IT项目管理界发布的所有资讯与文章是出于为业界传递更多信息之目的,并不意味着赞同其观点或证实其描述。其原创性以及文中陈述文字和内容未经本站证实,对本文以及其中全部或者部分内容、文字的真实性、完整性、及时性本站不作任何保证或承诺,请浏览者仅作参考,并请自行核实相关内容。
  2、本站部分内容转载于其他网站和媒体,版权归原作者或原发布媒体所有。如文章涉及版权等问题,请联系本站,我们将在两个工作日内进行删除或修改处理。敬请谅解!

延伸阅读:

Copyright ©2017-2019 IT项目管理界 版权所有 京ICP备17062359号-4 如转载本站文章,请注明原作者和原发布媒体

本着互联网分享精神,本站部分内容转载于其他网站和媒体,如稿件涉及版权等问题,请联系本站进行删除或修改处理

客服电话:010-89506650 89504891 非工作时间可联系:18701278071(微信) QQ在线:511524637

新闻与原创文章投稿:tougao#cpmta.com 客服邮箱:info#cpmta.com(请将#换成@)

IT项目管理界——我国最大的IT项目管理门户网站,隶属卓橡公司

IT项目管理界官方微信

IT项目管理界官方微信

PMO大会官方微信

PMO大会官方微信