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谈谈项目的变更,毕竟没有一场“战争”是按计划取得的

2018-11-14 来源:渔羽咨询 高国伟 点击:
      2016财年,阿里巴巴电商交易额(GMV)突破3万亿元人民币,成为全球最大网上经济体,这背后是基础架构事业群构筑的坚强基石。其中,全球运行指挥中心(GOC)是阿里、蚂蚁及菜鸟等集团各项业务线上运行的核心保障团队,肩负着生产环境所有问题的管理和战略重点项目的落地。全球运行指挥中心覆盖五大领域:信息情报中心,应急响应中心,调度决策中心,风险控制中心和战略落地中心,通过构筑运维体系、快速处置紧急状况、保障重大活动以及管理线上问题与阿里各业务团队一同劈波斩浪、创造奇迹。
 
      所有的战略判断,最开始是没有答案的,有可能成功,也可能失败。
      通过项目的落地和执行,能够让战略正确起来。作为项目的总负责人,项目经理必须要拥有让战略正确起来的一流执行力!其中重要的考量因素,就是项目变更管理能力。
 
 
      拿破仑有个关于计划和应变的论断:“没有一场胜仗是按计划取得的,但我会为每一场战争制定详尽的计划” 
 
      一场战争,从很多维度来看都符合项目的特性:临时性,独特性,以打赢的目标为导向等等。下面就项目角度,来简单分析下如何在项目中应变,以保证项目经理能够不辱使命,像拿破仑一样最终拿到战胜的结果。
 
      大家知道好的开始是成功的一半,项目实施前编制一个好计划,确实是项目成功的开始和基础。但计划类似刻舟求剑通常是预想的固定的,而项目实施的环境则不停变化。项目要成功到最后,光有计划还不够,还需要有另外一半支撑。
 
      另外支撑的一半,就是根据项目实际变化情况来适时调整操作策略并在执行中调整打法。制定项目调整计划和具体打法调整的过程,在项目管理中叫做:项目变更管理。
 
      项目中的变更和运营层面的变更稍有不同。根据我的观察,在以运营为主推动业务绩效的公司,项目更具典型的临时性和特殊性,往往项目经理不能较好的安排变更流程。和运营层面的变更管理水平比起来,差距很大,很多时候项目中变更管理环节是缺失的。
 
      变更管理环节欠缺的项目,有时候项目成员自发完成了变更调整,最后项目顺利收尾了,这是个幸运的项目。但绝大部分项目,通常会导致干系人的投诉,项目可能延期、失控,甚至流产。
 
      所以在项目管理中,稳稳的把控项目中局势变化,适时引导项目的变更节奏,可以作为考验项目经理能力的重要维度。
 
      项目的变更管理属于项目的监控过程组。变更需要监控项目环境所有的变化状态。我做的项目中,有遇到过项目外部环境变化,如天气因素;国家等重要外事活动,内部如:项目需求方变化,项目技术方案,项目团队成员出勤变化导致的项目进度、范围、费用等的变更。
 
      项目环境发生变化后,拥有良好沟通渠道的项目,项目变化的信息通常会及时传递到项目经理这里,这个过程叫做项目变更的申请或者识别。有时候也面临一些情况,由于各种原因,项目的变化信息项目经理不知道,这可能是项目失控了,对于项目经理,项目团队成员以及项目发起人来说都是一个双输的事情。
 
      一个变更识别后,项目经理需要谨记变更的三要素
 
      项目经理要做好变更登记,通常记录在《**项目的变更清单》文件中,项目的变更清单应该记录所有在项目期间发生的变更及变更的状态。
 
      通常有些人会反对:为什么需要记录?烦不烦啊?
      是啊,你也可以不做记录,就像不做项目计划一样,但你迟早会在项目中,被晕头转向,搞死为止。而持续记录的良好习惯,最多是累个半死而已,但项目的沟通和项目状态的传递,会变得很清晰。也为后续的项目汇报积累了丰富的素材。
 
项目经理在收到变更的信息后,通常会按下图的流程来处理变更
 
      图中横向表述的是项目变更生命周期的5个阶段
 
      纵轴表示的是项目中,参与变更的角色。会随着项目的不同而进行适当调整,包括项目团队,可以分成具体的职能团队;包括CCB之后,可能需要有更高层级的岗位来对变更进行审批。
 
      这些所说的都是单项目维度,还有项目集和项目组合视角的变更,和项目变更视角不一样。项目集和项目组合的变更,主要关注战略和项目集/组合的分解是否契合,以此来新建/取消项目集/组合中的具体项目。所有这些项目/项目集/项目组合的变更,都可以简称为项目变更。
 
      项目发生变更,对于甲方自己管的项目来说,通常意味着项目复杂度增加,管理成本增加。对于乙方项目来说,变更有可能意味着机会来了,意味着收入的增加。但也并不能一言蔽之,变更的过程也包含了博弈的成分,项目所有的干系人都会有意无意且都有机会引导项目朝自己有利的方面发展。
 
      马云和孙正义都说过:“三流的idea和一流的执行永远比一流的idea三流的执行好”。这个观念,可以解读为执行力的重要性,也就是让一个不怎么正确的事情,在执行过程中变正确的重要性。
 
      项目经理,通常自己不能主动选择做哪一件事情(项目),项目经理能够做的,是不管这个事情开始的时候有多难,多么的没有希望,通过各种努力,让自己接手的事情(项目),做执行中慢慢变正确,最后拿到结果。这其实也是执行力的另外一种解释。我认为项目经理是有一流的执行力的。
 
      对应到项目过程中的变更管理,项目经理要做的,就是利用项目变更,引导项目朝有利于实现项目目标的方向发展,最终不辱使命!!
 
作者介绍:
 
高国伟,花名天锡,阿里巴巴GOC PMO团队。 基础设施事业群架构与战略部资深项目经理
2009年加入阿里巴巴,在支付宝(alipay)和阿里巴巴集团从事大规模网站集群的运维管理工作
2012年开始主要从事IDC、网络、服务器、OS等互联网基础设施相关的项目管理工作
目前负责推动菜鸟网络工程效能提升项目
同时也在推动阿里集团在项目管理方面的持续改进和优化
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